Kipimo › Régularisation des charges

Régularisation des charges : comment la calculer

Chaque année, il faut comparer les provisions payées par le locataire aux charges réellement dépensées. Voici la méthode, les délais et les erreurs à éviter.

Provisions et charges réelles

Chaque mois, le locataire verse une provision pour charges avec son loyer. Une fois par an, vous comparez le total versé aux charges réellement payées (eau, entretien des parties communes, taxe d'enlèvement des ordures ménagères, etc.).

Si le locataire a trop payé, vous lui rendez la différence. S'il n'a pas assez payé, il vous doit le solde.

Quelles charges peut-on récupérer ?

La liste est fixée par le décret du 26 août 1987 (décret 87-713) : ascenseur, eau froide et chaude, chauffage collectif, entretien des parties communes, ordures ménagères, et une part des dépenses de gardien ou d'employé d'immeuble selon les tâches effectuées.

À l'inverse, certaines dépenses restent à votre charge : gros travaux, honoraires de gestion, assurance propriétaire non occupant.

Les étapes de la régularisation

Réunir les relevés et factures de l'année, ou le décompte de charges du syndic.
Faire le tri : ne garder que les charges récupérables.
Calculer la part du locataire, au prorata de sa période d'occupation.
Comparer cette part aux provisions encaissées.
Envoyer le décompte au locataire, avec les justificatifs à sa disposition.

Les délais à connaître

Le décompte doit être communiqué au locataire un mois avant la régularisation.
Les pièces justificatives restent consultables par le locataire pendant six mois après l'envoi du décompte.
Les charges se prescrivent par trois ans : au-delà, vous ne pouvez plus en réclamer le paiement.

Ce que fait Kipimo

Kipimo calcule la régularisation annuelle à partir des charges que vous saisissez, applique la liste des charges récupérables et prépare le décompte pour votre locataire. Vous gardez ainsi une trace claire de ce qui a été payé et réclamé.

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Être prévenu de l'ouverture

Questions fréquentes

Peut-on régulariser les charges plusieurs années en retard ?

Oui, dans la limite de la prescription de trois ans. Au-delà, la créance est perdue.

Les charges forfaitaires se régularisent-elles ?

Non. Avec un forfait de charges (par exemple en meublé), il n'y a pas de régularisation : le montant est fixé au bail.

Faut-il une régularisation si le locataire part en cours d'année ?

Oui, au prorata de la période d'occupation. Une provision peut aussi être retenue sur le dépôt de garantie, dans les cas prévus par la loi.